サークルの作業日誌をLINEで共有しはじめた理由　LINE Bot連携

こんにちは、福井県で農業を学んでいる大学生の草男です。僕たちの農業サークルでは、現在20aほどの畑で実際に野菜を育てていて、収穫物の販売まで行うほど本格的な活動をしています。今回は、そんなサークル活動の中で取り入れた「作業工程管理」についてお話ししたいと思います。

作業工程管理ってそもそも何？

「作業工程管理」とは、ざっくり言えば**「いつ・誰が・どこで・何をしたか」をしっかり記録して、作業のムダやミスを減らす管理方法**のこと。もともとは製造業などでよく使われている言葉ですが、農業でも同じように、「誰が何をしたのか」「その作業にどれくらい時間がかかったのか」を可視化することで、次の作業の計画を立てやすくなったり、作業の効率を上げたりできます。

なぜLINEで共有？その背景

僕たちのサークルは、メンバーの出入りが多く、同じ日に来られる人数がバラバラなんです。さらに、作業内容も日によって「草取り」「播種」「収穫」「販売用の袋詰め」など多岐にわたります。
それまでは作業の報告を口頭で伝えたり、メモに書いていたんですが、それでは**「何をやったのか誰も分からない」「次に何をすべきか見えにくい」**という問題が出てきました。

そこで導入したのが、LINE Bot＋スプレッドシートによる作業日誌の共有です。

実際にどうしてるの？

仕組みはシンプルです。
各メンバーが「出勤」「退勤」「作業内容」をLINEに送ると、自動でGoogleスプレッドシートに記録されるようになっています。
たとえば、こんな感じで投稿します。

出勤  
作業：畝づくり・播種  
退勤

すると、スプレッドシートには日付・名前・作業内容・時間が自動で記録されていきます。
これによって、誰が何時間働いたか、どの作業にどれだけ時間がかかったか、次に何をすべきかがすぐ分かるようになりました。

実は、最初は大変やったんです…

正直、最初はLINEやグループに写真や報告を流しているだけで、「全体として何月何日に何をやったか」がまったく整理されていませんでした。
過去の作業を確認しようとすると、LINEを何ヶ月も遡ったり、メンバーのスマホの写真を探したり…。それでも出てこないこともあって、来年以降の記録としては使い物にならないと感じていました。

それに、今後もし補助金の申請や外部への報告が必要になったとき、**「いつ・誰が・どれくらい作業していたか」**という情報は必須になります。時間の短縮効果や作業量の証明にもなりますし、ちゃんとデータとして残しておく価値は大きいと考えました。

だから、LINE公式アカウントを導入した

そこで思いついたのが、ChatGPTを活用しながらLINE公式アカウントを使ったシステム構築でした。

なぜLINEかというと、Googleフォームのように毎回リンクに飛んだりQRコードを読み込んだりするのって、地味に面倒なんですよね。
でもLINEであれば、ふだんから使っているツールなので、「出勤」「作業」「退勤」と打つだけでOK。しかも送信時刻・日付は自動で記録されるので、メンバーにとってもストレスがないんです。